制订计划
如何让对方做出承诺并付诸行动
实际上,关键冲突如何善后简直和如何开始一样重要。做好这一点,就为对方遵守承诺奠定了基础;做不好这一点,你有可能前功尽弃,甚至给自己招致一堆新的问题。那如何才是结束关键冲突的“正确姿势”呢?
用四步法制订完整的计划
要制订完整而清晰的行动计划,避免任何自作主张的看法,你的计划必须包括以下四个关键因素:
何人;
何事;
何时;
后续检查。
* 何人
你必须在每次安排任务时明确参与者的姓名。在这里,参与者不仅包括行动人,也包括监督人和负责人,列出他们的姓名有利于促进更好地完成任务。
* 何事
在描述自己期望的具体行为时,不要想当然地认为对方知道该怎样做。你要询问是否每个人都清楚具体情况,询问是否需要对不确定的内容进行解释。
* 何时
时间也是制订计划行动的一个重要的考虑因素,时间有具体的名称和数字,可以精确地进行量化。比如说:“这个报告必须在下周三中午之前交给我。”不要使用下周、尽快、马上等模糊的词。
* 后续检查
清晰说明何人何事之后,下一步就很明确了,你必须确定什么时候、以什么方式对应当实现的必然结果进行跟踪检查。在任务执行过程中、在选择检查频率和检查类型时,你应当考虑以下三个方面。
风险:该项目或行为结果的风险有多大?
信用:执行者以往的表现如何,其信用记录是否良好?
能力:执行者在这个领域是否有足够的经验?
检查工作进度有两种最常见的方式,分别是日程法和关键事件法。对例行任务来说,可以用日程法设置检查时间,以便观察进度。对复杂项目来说,你可以采用里程碑法或关键事件法进行跟踪检查。
我们在前几章介绍的方法,目的是为了帮助大家更体贴地应对关键冲突,进行后续检查。记住,检查工作的目的是为了了解任务的现状,进展是否顺利,已经完成了哪些工作,还有哪些工作需要对方完成等。因此,你的目的是要帮助对方,为对方提供支持,而不是给对方找茬。