[No. 07] 和老板提需求

At the work place，我们每天每天都在跟老板要这要那。 如何能得到我们想要的结果，同时又避免让自己显得quote and quote“无能”是一个亘古不变的infinite challenge终极挑战。 如何能做到Take responsibility担得起应该承担的责任，又表现的很proactive应对情况变化有主动性呢？ 小小给大家的advice就是，开口之前do your homework做好功课，穷尽自己权利和能力范围内的所有办法，进一步提出自己权利和能力之外的alternative solution。 按照“here’s the situation情况是这样”,“here are my thoughts我的想法是这样”,“we now need your guidance and support所以我们现在需要你的引导和支持”的三部曲的顺序来组织语言，老板会觉得我们把该想到的都想到了，才会对我们更加信任。在大家觉得难以放下骄傲的时候请记得，It’s not personal,It’s strictly business. 音频内容： 在下面这个例子中，给大家介绍一些百试不爽的表达方式，希望在下次跟老板要这要那的时候充分展示出我们的professionalism。 Xiao Xiao: Hey Katy~ How’s your day going? 你今天如何？ Katy: Great. How are you? Did you need anything from me? 还好。你呢？你有事找我？ Xiao Xiao: Yes, actually. I just need to quickly talk to you about the content update project that’s due in three days. Would you have time now or would you rather that I come back later? 对呀。我需要快速跟你讨论一下3天以后要截止的、内容更新的那个项目。你现在有空还是我回头找你？ 小小Tip： 碰到老板打好招呼以后，不要马上切入需要什么什么，可以先来个preview。记得说, I just need to talk to you about XXX。最常见的情况往往是一看见是需要的人，我们马上切换到，“呀！可让我找到你啦~让我跟你从头道来”的模式。其实对方不一定当时就有时间，那样做会显得有一点点不尊重别人的时间，我们可以用一句话讲清楚需要跟对方讲的事情的主题，如果需要也可以加上这件事的紧急程度。然后问一句，Would you have time now or would you rather I tell you later.这样就很周到和professional。 Katy: I’m heading to a meeting right now but I have five minutes. I was going to get a latte. You can tell me about it now if you want to walk with me to the coffee shop. 我现在正要去开会，但是我有5分钟时间。我本来要去买个拿铁再去开会的。你要是想跟我一起走去咖啡厅的话我们可以边走边说。 Xiao Xiao: Ok. Great. I can walk and talk. We are running a little behind on that project because one of the main content contributors has been out sick for the last couple of days. Everyone on the team is working overtime trying to pick the slack but it doesn’t look very promising. Is there anyway we can ask the client for a couple of extra days? 好啊好啊。我可以边走边说。那个项目现在有点落后了，因为一个作者已经病假两天了。我们整个团队每个人天天加班也不一定能赶得上原计划的交付时间。你觉得能跟客户商量一下多给个两三天时间吗？ 小小Tip： Running behind就是跑在了原计划截止时间的后面的意思。非常形象，要迟到了，来不及了，赶不上了就用这个running behind，这个用法是很business casual，表现出我们的沉稳，不急躁。现在问题出现了，我们解释了原因还不够，进一步怎么想办法解决是重点。There are no problems only solutions。大家都尽力弥补缺席一个人的工作量是一个solution，但看起来还是不够，为保证工作完成和有质量的完成，所以下一个建议是可不可以拖延个两三天。 Katy: Alright. I see what’s going on. That’s understandable but I do remember this particular client was very firm on the deadline. It’s part of a big launch for their new system. I don’t think they can give us any extension. 这样子啊。那我知道了。这是可以理解的。但是我清楚地记得这个客户确实是需要我们原定时间交付，因为我们接管的项目只是他们新系统上线的一部分。客户那边可能不太好商量。 Xiao Xiao: Sure. Of course. I also thought about maybe we can get some help from another team if you know of any projects that are less urgent. 嗯，了解。我也想过要不然跟其他团队商量一下，看别人有不太紧急的项目可不可以给我们借点力。 小小Tip： 多一个人想办法就是好的，小小虽然是下属，但是小小把它变成和Katy是一起研究解决方案的状态，这是最好的状态。所以Katy说延期可能不太可能，那就是要加人手喽，小小可能就没有这个权利，所以要通过Katy去跟其他Team的管理层去研究可不可以借人。 Katy: You know… That’s not a bad idea. It might be the only idea at this point. Let me talk to Christy and Jason after my meeting. Would you mind coordinating with them and set up a time for all of us to meet today? 这不是一个坏办法。这有可能是唯一的办法。我开完会以后跟Christy和Jason研究一下。你可不可以跟他们协调一下时间，看下我们四个人今天什么时候能见面。 Xiao Xiao: Yes, I’ll get right on it. Would you like for me to brief them on it ahead of time? 好，我马上去弄。你想让我跟他们简单先说一下情况吗？ Katy: Yeah. For sure. That would be perfect. I’ll see you in an hour or so. 当然~那就太好啦。一小时后见。 Xiao Xiao: Sounds good. Thanks. 好哦！谢谢 小小Tip： Katy也同意觉得到这个地步也只能调动别的项目组啦~小小能做的部分就是定下开会时间的同时把确定信息先准确传达给别组的主管，几个人碰面的时候所有人都on the same page，能想到的都想到，滴水不漏才能获取Katy的信任~ 最后来总结一下： 第一，找老板要这要那的时候首先问自己有没有把自己能力范围内的办法都想出来，如果有再问。 第二.找到老板最好不要一见面就扑面而来把自己想说的都说出来，可以先preview一下，I need 5 minutes of your time to talk about XXX。然后问一句，你是想现在听，还是我什么时候再来合适。 第三.讲这个情况的时候要显示出我们把能想到的都想到了，最后才决定来找老板。而且要避免“出现这样的问题，我该怎么办？”的态度，最好是“我们试过了XXX，还是不够，我建议下一步XXX”，好处是让我们和老板开启了一起想办法的模式。 第四.当老板也意识到自己不出动不行的时候，我们的目的就非常自然地达到了。 第五.时时刻刻把每一个细节都想到，让每一次interaction变成我们获取对方信任的机会。欧耶！ Top 5 今日新用法 I just need to quickly talk to you about … 我需要快速跟你说一下关于XXX的事情 Would you have time now or should I come back later? 你现在有时间听还是我回头再来？（意思是，我知道你很忙，不管你现在有空还是等一会儿有空，这个事儿早晚得告诉你。） I’m running behind on… XXX项目不大能按时完成了；XXX项目我们有点落后了。 。。。doesn’t look very promising XXX 看来不太可能了。 Is there any way we can ask someone to do something？ 可不可以让谁干什么？的最委婉说法，隐含意思是不到山穷水尽是不会问的，是真的很需要。